E-Rechnung · Hilfe
Diese Seite beschreibt, wie Sie Ihre Vorlage einmalig einrichten und danach Rechnungen erzeugen. Die Installation des Add-ins ist getrennt beschrieben.
Öffnen Sie im Add-in den Bereich Firmendaten und tragen Sie Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer und Bankverbindung ein. Eine der beiden Nummern genügt — Kleinunternehmer und Freiberufler haben oft nur eine Steuernummer, und für Rechnungen im Inland reicht die aus. Diese Angaben werden in Ihrer Excel-Datei gespeichert, nicht bei uns.
Der Grund für dieses Formular: bei vielen Rechnungen steht die Fußzeile als Bild in der Datei. Aus einem Bild lässt sich nichts auslesen — deshalb werden diese Angaben einmalig eingetippt statt aus dem Blatt gelesen.
Für jedes Feld: die Zelle im Blatt anklicken, im Add-in das passende Feld auswählen, auf Markierung zuordnen klicken.
Bei Positionen markieren Sie den gesamten Block der Rechnungszeilen — von der ersten bis zur letzten Position, über alle Spalten von der Bezeichnung bis zum Betrag.
Markieren Sie den Teil des Blattes, der auf der Rechnung erscheinen soll, und klicken Sie auf Markierung als Druckbereich. Alles außerhalb — Hilfsspalten daneben, Beispielzeilen darunter — bleibt beim Erzeugen außen vor.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungsnummer Pflicht | Die Zelle mit der vollständigen Nummer |
| Datum Pflicht | Muss eine echte Datumszelle sein, kein Text |
| Kunde: Firma Pflicht | Name des Rechnungsempfängers |
| Kunde: PLZ Pflicht | Stehen PLZ und Ort in einer Zelle, genügt diese eine |
| Kunde: Ort | Nur nötig, wenn der Ort eine eigene Zelle hat |
| Kunde: Straße | Straße und Hausnummer |
| Kunde: Ansprechpartner | Name der Person beim Kunden |
| Kunde: Land | Zweistellig, etwa FR. Fehlt die Angabe, wird sie aus der
USt-IdNr. abgeleitet, sonst gilt Inland |
| Kunde: USt-IdNr. | Bei Kunden im EU-Ausland nötig — sie entscheidet über den Steuerfall |
| Ihre Bestellnummer | Die Bestellnummer des Kunden. Größere Unternehmen verlangen sie |
| Positionen Pflicht | Der Block der Rechnungszeilen |
| Nettobetrag Pflicht | Summe ohne Steuer |
| Steuerbetrag | Darf fehlen — dann gilt 0,00, etwa bei Reverse Charge |
| Bruttobetrag Pflicht | Der zu zahlende Betrag |
| Druckbereich | Der Ausschnitt, der gedruckt wird |
Schritt 2 lohnt sich: die Vorschau zeigt in einem Satz, was gelesen wurde. Stimmt dort etwas nicht, ist es in der Zuordnung schnell berichtigt.
Vor dem Erzeugen wird nachgerechnet. Nur wenn alles aufgeht, entsteht eine Datei:
Geht etwas nicht auf, wird die Rechnung nicht erzeugt und der Grund angezeigt. Das ist Absicht: eine Rechnung mit falschen Zahlen ist schlimmer als gar keine.
Jedes Tabellenblatt kann eine eigene Rechnung sein. Die Zuordnung gehört jeweils zum Blatt — das Add-in arbeitet immer an dem Blatt, das gerade offen ist, und zeigt dessen Namen oben an.
Für ein weiteres Blatt müssen Sie nicht alles wiederholen: der Link von anderem Blatt überträgt eine vorhandene Zuordnung in einem Schritt. Kopieren Sie ein Blatt, wandert die Zuordnung ohnehin von selbst mit.
| Meldung | Ursache |
|---|---|
| Diese Zuordnungen fehlen noch … | Die genannten Felder sind auf diesem Blatt noch nicht zugeordnet |
| Die Positionen ergeben X, als Nettobetrag steht Y | Der Positionsblock ist zu groß oder zu klein gewählt — oder eine Zeile fehlt darin |
| Netto plus Steuer ergibt nicht den Bruttobetrag | Eine der drei Zellen zeigt auf die falsche Stelle |
| Die Rechnungsnummer ist unvollständig | In der Zelle steht noch ein Platzhalter statt der Nummer |
| Bei Reverse Charge muss der Steuerbetrag 0,00 sein | Kunde im EU-Ausland mit USt-IdNr., aber die Rechnung weist Steuer aus |
| Die Zuordnung zeigt ins Leere | Die zugeordnete Zelle wurde gelöscht — bitte neu zuordnen |
Die Rechnung wird zum Erzeugen an unseren Server übertragen und dort im Arbeitsspeicher verarbeitet. Gespeichert wird nichts. Nach der Antwort sind die Daten weg — es gibt keine Ablage, kein Archiv, keine Kopie.
Der Server steht in Deutschland. Ihre Firmendaten bleiben in Ihrer Excel-Datei und werden nur für die jeweilige Rechnung mitgeschickt.
